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Nueva Factura Electrónica

Actualizado: 15 feb

  • ¿De qué se trata?


La factura electrónica es similar a las facturas en papel. Su única diferencia radica en su forma de emisión, ya que en el caso de las digitales se crea y se envía a través de un sistema informático que garantiza una serie de requisitos como la legibilidad, autenticidad e integridad del contenido.


Desde el año 2015, es obligatoria para Ayuntamientos y otras administraciones públicas en su relación con sus proveedores.

Con la llegada de la Ley Crea y Crece, se introduce la obligatoriedad a las empresas en sus relaciones comerciales con otros profesionales.

Así, comenzará a implantarse para las sociedades y profesionales que facturen más de ocho millones de euros por ejercicio. Y gradualmente será obligatoria para el resto de pymes y autónomos.

 

  • Características de la ley que introduce la factura electrónica obligatoria:


La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, también conocida como Ley Crea y Crece, es una normativa cuyo objetivo, entre otros, está el agilizar los trámites para la creación de empresas. Además, resulta fundamental para comprender qué es la factura electrónica obligatoria.


Entre sus medidas abarca una diversidad de temas, todos ellos relacionados con la creación y gestión de empresas.

Principalmente, comprende medidas para minimizar los obstáculos burocráticos que hasta ahora se encontraban los empresarios a la hora de crear empresas y gestionarlas.

Uno de sus objetivos es la reducción de la morosidad y así reducir los problemas de liquidez de las empresas.


En este marco, se introduce la implantación de la factura electrónica obligatoria, que facilita la trazabilidad y la gestión de los cobros.


Las medidas para ayudar al crecimiento de las empresas que introduce la nueva ley de factura electrónica van más allá de lo relacionado con la facturación.


Por ejemplo, reduce el capital social requerido para formar una sociedad, porque en el caso de aquellas de responsabilidad limitada ahora tan solo será preciso aportar un euro. De esta forma, se iguala la situación con otros países de nuestro entorno.


  • Ventajas de la factura electrónica obligatoria:


Conocer qué es la factura electrónica obligatoria es clave para comprender sus beneficios. A primera vista, el hecho de tener que tramitar todas las facturas digitalmente de manera obligatoria puede parecer un nuevo trámite que realizar. Sin embargo, la introducción de la factura electrónica obligatoria conlleva ventajas para empresas y consumidores:


  • Mayor velocidad y seguridad: Mayor velocidad a la hora de emitir y recibir facturas con clientes o proveedores. Ni cartas ni adjuntos que creen problemas de compatibilidad. El envío y la recepción son inmediatos, por lo que el ahorro de tiempo y de recursos es considerable.

La seguridad es otro de los beneficios de este sistema de facturación. Solo emisor y receptor tienen acceso a los documentos confidenciales y gracias a la nube, se mantienen almacenadas y protegidas.

  • Ahorro de costes y seguros: Gestionar la facturación en papel y además disponer de espacio suficiente para almacenarlas, supone un gasto importante. Ahora ya nada de esto será un problema y podrán emplearse esos recursos en otras tareas estratégicas más importantes.

El papel, el envío y la tinta de impresión tiene una repercusión directa sobre la sostenibilidad. Como resultado, la huella de carbono empresarial se disminuye con este sistema.

  • Trazabilidad y errores: Asegura la trazabilidad de la factura y minimiza los errores humanos de facturación ya que es posible importar datos automáticamente en un software de facturación.

Con este nuevo formato de facturación, la información relativa al emisor y al receptor se puede rastrear con mayor facilidad gracias al certificado digital. Esta tecnología funciona como una especie de identidad en línea, que queda asociada a determinados documentos. Con ella podemos realizar una firma digital informática, de plena validez legal.

Además, es imposible manipular una factura de este tipo. De esta manera, las transacciones económicas son más seguras y las partes están protegidas en caso de conflicto.

  • Impulso a la transformación digital: Contar con un programa de facturación puede convertirse en el primer paso hacia el futuro para muchas pymes. e las tareas diarias del negocio.

  • Automatización de procesos: La digitalización de las empresas en este sentido permitirá automatizar multitud de procesos. Generalmente, a la hora de generar recibos de este tipo, se evitan errores humanos gracias a la automatización.

Esta automatización permite integrar la facturación con otros procesos de la empresa, facilitando el seguimiento y control de las operaciones comerciales. Se reduce así el riesgo de fallo, y también los posibles retrasos en los cobros y pagos.

 

  • ¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?:


La Ley 25/2013 ya establece la obligación de las empresas de hacer la factura electrónica para Ayuntamientos y administraciones públicas.


En su artículo 4, esta norma especifica que se ven afectadas por esta medida las sociedades anónimas y las de responsabilidad limitada.

Lo mismo sucede con el resto de las personas jurídicas y de entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad  española o con española o con las UTE.


La nueva ley que regula la obligatoriedad en la factura electrónica es la Ley Crea y Crece, con entrada en vigor 19/10/2022.


Establece un periodo de un año desde que se apruebe el desarrollo reglamentario para que todas las empresas con facturación superior a los ocho millones de euros comenzaran a aplicar la facturación digital. Pese a ello, se ha producido un retraso que de momento permite a estos negocios seguir facturando como hasta ahora hasta previsiblemente finales de 2024.


Para el resto de pymes y autónomos, la obligación se establecerá probablemente a finales de 2025 o ya en 2026.

 

  • Sanciones por no cumplir con la factura electrónica:


La nueva ley de factura electrónica fija las sanciones que pueden aplicarse a las empresas

por no cumplir con la normativa relativa a la obligatoriedad de emitir facturas digitales. La Ley Crea y Crece introduce multas de hasta 10.000 euros, pero debes tener en cuenta que siguen vigentes otras normativas relativas a facturación que establecen diversas sanciones:

 

Si no se presenta la factura electrónica obligatoria:

En este caso, la legislación establece una multa máxima de 3.000 euros. No obstante, esta puede ser superior, pues cada factura que no tenga el soporte digital podrá sancionarse de nuevo. Es decir, si no se hacen las cosas como la normativa estipula, las cifras pueden alcanzar cantidades elevadas, sobre todo en negocios con un gran número de facturas sin adaptar.


No cumplir con el periodo mínimo de almacenamiento:

Aunque los documentos se digitalicen, no se exime a los empresarios y a las sociedades del almacenamiento obligatorio de las facturas. Hay que recordar que, como mínimo, deben conservarse los archivos durante un periodo de cuatro años. Durante ese tiempo, en cualquier momento pueden ser requeridas por las autoridades de inspección tributaria. Si no se dispone de ellas, se puede recibir una multa que alcanza un máximo de 6.000 euros.

 

No cumplir las exigencias fiscales y contables:

Saber cómo hacer una factura electrónica es fundamental, puesto que las obligaciones contables y fiscales son idénticas a las que tiene cualquier otra factura. Y la multa por saltarse esta regulación también lo es. Así, en caso de que una empresa incumpla la normativa fiscal o contable con sus facturas electrónicas, el importe de la sanción puede alcanzar un máximo de 24.000 euros.


Fallos de privacidad y seguridad

Las facturas contienen información confidencial tanto del emisor como de su cliente. Por consiguiente, es obligación de la empresa asegurarse de que se conservan de forma segura y que no se filtran estos datos a terceros.

 

Si se vulnera esta privacidad, la sanción puede ser de hasta 60.000 euros a la empresa. Se trata de la multa más elevada, pero se tiene en cuenta la gravedad de la situación a la hora de imponer la cuantía definitiva.


  • ¿A quién obliga la factura electrónica?:


La obligatoriedad en la factura electrónica afectará a todos los profesionales de forma gradual.

 

Entre profesionales:

De modo general, las operaciones de compraventa entre empresas necesitarán utilizar este documento de manera obligatoria. Sin embargo, hay una excepción a esta norma que permiten seguir emitiendo los documentos como hasta ahora: si una de las dos partes no lleva a cabo su actividad en España y tampoco cuenta con un establecimiento en el país, no será obligatoria la Factura Electrónica.

 

¿Y con los consumidores?

Los clientes finales no se verán afectados por la obligatoriedad de la factura electrónica para autónomos y pymes. Por tanto, las empresas de venta minorista o aquellas que realicen servicios para particulares podrán seguir emitiendo sus facturas como hasta ahora. Y lo mismo sucede con la emisión de facturas simplificadas.


  • Cómo hacer una factura electrónica con la nueva Ley Crea y Crece:


Lo más recomendable es hacerla a través de un software. Y es que es obligatorio que el programa que se use para crear la factura esté homologado por la Agencia Tributaria.


No obstante, otra modalidad, aunque menos recomendada, es la factura digital sin formato estructurado. Aquí se engloban las facturas tradicionales, como las que incluyen una imagen o un fichero PDF. Son válidas, pero es necesario emplear un sistema OCR para su procesado, así que no son tan aconsejables y pueden dar lugar a errores.

 

  • ¿Se podrá seguir usando Excel para emitir facturas?:


Para la facturación electrónica es necesario contar con un software que cumpla una serie de requisitos. Por otro lado, la ley Antifraude es la que elimina la posibilidad de utilizar Excel para emitir facturas.


Esto se debe, principalmente, a que se trata de un programa completamente manual y que no ofrece ninguna garantía de trazabilidad, algo que contradice la Ley 11/2021, más conocida como Ley Antifraude. En consecuencia, la obligatoriedad en la factura electrónica fuerza a optar por sistemas de facturación homologados.


  • ¿Cómo me adapto a la factura electrónica obligatoria?:


Con la nueva legislación es preciso actualizar la facturación de las empresas, ya que la normativa comenzará a afectar a todos los profesionales, presumiblemente, a partir de 2026.


Si eres cliente nuestro, te guiaremos en el proceso y podemos ayudarte con la emisión de tus facturas a través de nuestro software.


Fuente: Cegid.

 


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